Coordinateur·trice collecte de fonds et administration

 

 

 

En remplacement d’un congé maternité, Amnesty International Luxembourg (AI-L) recrute un/une coordinateur·trice de la collecte de fonds et de l’administration pour une durée d’un an à compter d’avril 2018.

 

 

Objectif général du poste

 

Assurer la collecte des fonds nécessaires à la réalisation du Plan opérationnel d’AI-L, ainsi que l’encadrement de l’équipe administration et collecte de fonds (de 3 à 10 personnes selon les périodes de l’année et les besoins du service).

 

 

Tâches spécifiques

En plus de contacts fréquents avec la direction et les personnes encadrées, les tâches qui suivent nécessitent une étroite collaboration et des échanges très réguliers avec les autres membres du staff de la section, en particulier les personnes en charge des campagnes, de la communication, des relations médias, de l’activisme et de l’éducation aux droits humains.

 

  1. Collecte de fonds

1.1.     Veille du contexte luxembourgeois et des opportunités en termes de collecte de fonds.

1.2.     Contribution à l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi du plan opérationnel :

  • Appui à la définition des objectifs stratégiques de collecte de fonds.
  • Définition et mise en œuvre du planning annuel des actions de collecte de fonds.
  • Élaboration et suivi du budget et des objectifs.
  • Le cas échéant, mise à jour et ajustement des objectifs et des scénarios d’évolution de la collecte de fonds.

1.3.     Mise en œuvre et suivi des actions de marketing direct (face-à-face et télémarketing):

  • En lien avec le responsable d’équipe face-à-face, mettre en œuvre le programme de recrutement de membres et des donateurs en face-à-face.
  • Mettre en œuvre le programme de télémarketing, avec des sous-traitants ou en interne selon les besoins.
  • Assurer la continuité entre le travail d’Amnesty International et de la section luxembourgeoise avec les équipes de terrain (face-à-face, télémarketing).

1.4.     Elaboration régulière de rapports de suivi basés sur des KPI (Key performance indicators), indiquant les résultats atteints et les ajustements nécessaires :

  • Extraction des données depuis la base de données et calcul des indicateurs (analyse statistique).
  • Mise à jour des tableaux et outils de suivi.
  • Le cas échéant, préparation de notes de synthèse à l’attention de la direction et/ou du conseil d’administration.

1.5.     Gestion des donateurs recrutés :

  • Mettre en œuvre et le cas échéant améliorer les outils et supports pour la fidélisation des donateurs (remerciements, lettres d’information, réactivation, welcome pack, etc.).
  • En lien avec la personne en charge des relations donateurs, assurer une utilisation optimale de la base de données (mise à jour, contrôles, résolution de problèmes, etc.).
  • En lien avec la personne en charge des relations donateurs et si nécessaire du staff, assurer les réponses aux sollicitations des membres et donateurs.

1.6.     Mailing direct : assurer la préparation (choix du sujet, rédaction, mise en page, segmentation et préparation de l’export depuis la base de données), et l’envoi/la diffusion des différents appels aux dons (mailings adressés, lettres de remerciements, flyers et documents supports, toutes-boîtes).

 

1.7.     Identification et mise en œuvre de projets pour augmenter/diversifier la collecte de fonds :

  • Si nécessaire, renouveler les outils, les supports, les techniques, et les partenaires pour augmenter les fonds collectés.
  • Réaliser des études de faisabilité et les tests nécessaires pour de nouvelles techniques et/ou projets.

1.8.     Campagne bougies : assurer les tâches suivantes, le cas échéant avec l’aide d’une personne employée pour la campagne bougies :

  • Choisir les modèles de bougies, prendre contact avec le/s fournisseur/s et les distributeurs, lancer un appel d’offre, comparer les prix, commander, etc.
  • Assurer la gestion des stocks et la logistique.
  • En coordination avec la personne en charge de la communication, développer les supports et outils de communication.
  • Démarcher et organiser les points de vente.
  • Elaborer un rapport d’évaluation à la fin de chaque campagne.

1.9.     Le cas échéant, vente d’autres produits :

  • Développer et mettre à jour l’e-shop
  • Choisir les articles, rechercher des fournisseurs, gérer les appels d’offre, comparer les prix, commander, etc.

1.10. Suivi du canal SMS :

  • Déploiement et suivi de la pétition SMS.

 

2.   Encadrement de l’équipe administration et collecte de fonds:

 

2.1.     Si nécessaire, recrutement et définition des tâches.

2.2.     « Coaching » et évaluations régulières.

2.3.     Soutien à la personne en charge de l’administration pour les tâches ne relevant pas directement de la collecte de fonds.

 

3.       Administration et autres tâches

3.1.     Si nécessaire et en lien avec la personne en charge de l’administration, appui à la gestion des tâches administratives (gestion des relations fournisseur, suivi du matériel, etc.).

3.2.     Participation à la réalisation du rapport d’activités et de l’AI-Luxembourg News.

3.3.     En lien avec la direction et l’équipe, suivre et assurer la mise en conformité d’AI-L avec la GDPR.

3.4.     De manière générale, « veille technologique » pointue en ce qui concerne le secteur d’activités.

3.5.     Participation à l’élaboration du nouveau site Internet (migration, rédaction et mise en ligne de contenu, préparation des formulaires, suivi de l’installation des systèmes de paiement, éventuellement appui à la base de données).

3.6.     Elaboration de rapports et/ou comptes rendus à l’attention du Secrétariat international.

3.7.     Toute autre tâche nécessaire à l’atteinte des résultats du plan opérationnel.

 

 

Formation et expérience

  • Diplôme d’études supérieures, de préférence en marketing, économie ou gestion.
  • Expérience dans un poste similaire avec fonction d’encadrement.
  • Très bonne maîtrise du français, bonne maîtrise de l’anglais, l’allemand et le luxembourgeois constituent un plus. 

Compétences

  • Capacité à gérer une équipe.
  • Excellentes compétences informatiques (suite Microsoft et notamment Excel, Adobe InDesign, bases de données) et capacité d’apprendre sur de nouveaux logiciels et back-ends.
  • Excellentes capacités rédactionnelles.
  • Esprit de synthèse et d’analyse, maîtrise des indicateurs de performance.

Conditions

  • Contrat à durée déterminée du 2 avril 2018 au 31 mars 2019 (dates à confirmer), en remplacement d’un congé maternité.
  • Horaire : temps plein 40 heures / semaine.
  • Salaire : salaire de base 3.110 € brut/mois (selon la politique salariale interne), auquel s’ajoute un montant basé sur la formation, les langues, l’expérience et les années passées au sein d’Amnesty International.
  • La nature du poste implique un horaire flexible et des déplacements occasionnels (nationaux ou européens).
  • Responsable hiérarchique : Directeur

 

 

Merci d’envoyer vos candidatures (CV + lettre de motivation) avant le 18 février 2018 à m.perrotey(at)amnesty.lu  

 

Les entretiens auront lieu à Luxembourg-ville dans les locaux de la section. 

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